Изменения в штатном расписании как вносить
Для изменения штатного расписания (так же как и введения его нового варианта) оформляют организационно-распорядительный документ — приказ о внесении изменений в штатное расписание. Особой формы у него нет. Требования к его оформлению соответствуют стандартным требованиям, предъявляемым к организационно-распорядительным документам, и подразумевают, что в нем есть:
- информация о работодателе, оформляющем приказ;
- указание на дату, номер и место составления документа;
- краткая формулировка основной темы;
- текст, описывающий суть распоряжения;
- указание даты начала вступления распоряжения в силу;
- перечень лиц, ответственных за исполнение.
Кроме того, приказ об изменении штатного расписания может содержать приложения. Например, если речь идет о введении нового подразделения или изменении структуры существующего, к приказу будет приложено штатное расписание такого подразделения, оформленное на применяемом у работодателя бланке. В этом случае в тексте приказа появится указание о наличии такого приложения и отсылка к нему.
Без приложений оформляются приказы о ликвидации подразделения или должностей, изменении названия должности, увеличении оклада или надбавки к нему. В такой ситуации изложение сути распоряжения в образце приказа об изменении штатного расписания может свестись к одной фразе. Например: «Исключить из штатного расписания отдел маркетинга» или «Изменить название должности ”заместитель директора” на “заместитель директора по развитию”».
Описание документа “приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением численности или штата работников”
В каких случаях применяется:
При сокращении численности или штата работников в обязательном порядке вносятся изменения в штатное расписание организации.
Сделать это можно путем издания приказа «о внесении изменений в штатное расписание».
В приказе нужно указать следующие сведения:
- количество штатных единиц/ должностей, подлежащих уменьшению/ упразднению;
- дату, с которой изменения вводятся в действие.
Следует отметить, что обязанность работодателя по согласованию приказа с работниками или их представителями законодательством не предусмотрена.
Актуальная статья: процедура увольнения в связи с сокращением численности или штата работников
Ознакомиться с другими видами приказов по личному составу можно здесь.
Готовим приказ на утверждение штатного расписания
Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание школы или иной организации в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.
Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, к примеру, по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа.
Подробнее:
- как составить приказ об утверждении штатного расписания;
- как и сколько нужно хранить штатное расписание.
Как можно вносить изменения в штатное расписание
Штатное расписание отражает структуру штата сотрудников, т. е. данные:
- о подразделениях работодателя;
- должностях, относящихся к каждому из подразделений;
- числе лиц, соответствующих каждой из должностей;
- объеме зарплаты для каждой должности (окладе и доплатах к нему).
Также в него включают сводные сведения об общей численности и общем фонде платы за труд. Кроме того, туда может попасть и иная информация, которую работодателю удобно иметь в этом документе. Последнее становится возможным потому, что штатное расписание не имеет обязательной формы. Основой для самостоятельно разрабатываемого бланка является унифицированная форма Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Однако нередки ситуации, когда штатное расписание требуется изменить. Изменения могут быть вызваны разными причинами и иметь разный масштаб — затрагивать всю структуру штата или касаться конкретного подразделения или конкретной должности.
Как же изменить штатное расписание? Когда изменений много, его удобнее разработать заново. Но если объем правок невелик, можно обойтись внесением изменений в основной документ.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ и иные контролирующие органы делают вывод об обязательности документа.
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатки работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке). В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.