Письмо об отзыве письма

Есть несколько примеров, как попросить оставить отзыв у клиента (покупателя, заказчика):

• Личное обращение.

• Звонок по телефону.

• Через СМС.

• Письмо на e-mail.

• Через корпоративный сайт.

• Через соцсети.

У каждого варианта своя специфика, о которых будет рассказано ниже. При этом, компаниям рекомендуется использовать не менее 5 разных способов запроса отзыва, поскольку это поможет обеспечить бренд стабильным потоком обратной связи.

При личном общении

Запрос отзыва у клиента через личное обращение к нему подразумевает взаимодействие с ним в офлайн режиме (например, в магазине, пункте выдачи или при доставке товара на дом).

• Ответ на похвалу: клиент положительно высказывается о товаре или обслуживании, а продавец, в ответ, просит оставить отзыв в интернете, например, со словами: «Такие комментарии помогут другим клиентам чувствовать себя увереннее при обращении к нашим предложениям. Прошу Вас отзыв оставить в наших соцсетях».

• Вопрос: если клиент нейтрально общается с менеджером, то можно взять инициативу на себя и напрямую спросить «Вам все понравилось?». Если ответ будет «да», то можно попросить отзыв. В противном случае не говорим об этом.

Главное здесь — не давить на клиента. Если человек не настроен на беседу, или сомневается, то излишняя настойчивость только ухудшит взаимоотношения между брендом и клиентом.

При общении по телефону

По телефону, обычно, звонят через 3–7 дней после доставки товара. Если компания работает со сложными продуктами, то звонки стоит проводить через 10–20 суток.

Чтобы попросить клиента оставить отзыв по телефону, следует:

• сказать, что звонок связан с контролем качества обслуживания;

• попросить собеседника дать оценку товару, сервису и так далее;

• если все ок, предложить оставить комментарий на сайте, в сообществе в соцсети и так далее.

Важно! Оптимальное время для звонков клиентам — 10–12 часов дня, когда человек уже точно проснулся и еще не успел погрузиться в дела и устать. В конце рабочего дня и ближе к ночи такой обзвон не приведет к результату.

Запрос отзыва от клиента по СМС

СМС — распространенный маркетинговый инструмент, позволяющий автоматизировать работу с клиентами. Крупные компании используют SMS-сервисы, автоматически рассылающие шаблонные сообщения, и работающие следующим образом:

• Сервис сохраняет в базу все номера.

• Клиент выполняет целевое действие (триггер), и CRM передает сервису информацию об этом.

• Потребитель получает соответствующее сообщение.

Здесь, однако, стоит отметить, что у СМС ограниченный объем, поэтому нужно назвать имя клиента, кратко поблагодарить за заказ, попросить оставить отзыв и дать краткую ссылку на нужный сайт.

Если компания развивает личный бренд сотрудников и стремится наладить контакт между клиентом и менеджером, то можно создать личные сообщения. В этом случае добавляют большую персонализацию, которая зависит от Tone of Voice и сегмента. Но в сообщении точно делают акцент на личной значимости отзыва для работника.

Бесплатные шаблоны писем для сбора отзывов в Unisender

Как воспользоваться готовым шаблоном письма?

Зайдите в Личный кабинет, на главной странице нажмите «Создать рассылку» → «Шаблоны». Выберите нужную категорию и подходящий макет, нажмите «Использовать». После этого вы перейдёте в блочный конструктор и сможете отредактировать письмо, просто подставив в него нужный контент.

Подробнее о создании письма на шаблоне Unisender.

Могу ли я менять шаблон под себя?

Да, любой готовый макет вы можете адаптировать под свои потребности. Наполняйте своим контентом, меняйте изображения, редактируйте текст и внешний вид кнопок, «играйте» со шрифтами и стилями — всё, что нужно для вашей рассылки. Также вы можете убрать ненужные блоки или добавить новые.

Готовое письмо вы можете сохранить как шаблон, чтобы в дальнейшем использовать его для рассылок того же типа.

Письма будут адаптированы под мобильную версию?

Блочные и HTML-шаблоны адаптивные и отлично выглядят на любом устройстве: компьютере, планшете и смартфоне.

Сколько стоят шаблоны?

Все шаблоны в Unisender бесплатные и доступны любому зарегистрированному пользователю.

Обратитесь к получателю напрямую

Если функция отзыва по каким-то причинам недоступна, свяжитесь с получателем по телефону или другим каналом связи. Вежливо попросите проигнорировать ошибочное письмо и не пересылать его другим адресатам. Таким образом можно минимизировать ущерб.

Формулировки для вежливой просьбы об отзыве письма

Рассмотрим пример формулировки для вежливой просьбы к получателю об отзыве письма:

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу прощения, но я ошибочно отправил Вам письмо с незавершенным текстом. Буду очень признателен, если Вы удалите это письмо, не пересылая его другим адресатам. Заранее благодарю за понимание.

С уважением, Петр Иванов

Правила составления образцового обращения с просьбой об отзыве письма

Чтобы обращение с просьбой отозвать ошибочно отправленное письмо было образцовым, рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Указать полные имя и отчество получателя
2. Извиниться за доставленные неудобства
3. Кратко пояснить причину ошибки без лишних деталей
4. Вежливо сформулировать просьбу удалить письмо
5. Указать предпочтительные действия в случае, если письмо уже прочитано
6. Поблагодарить получателя за понимание
7. Подписать обращение полным именем и должностью

Как правильно оформить письмо с просьбой об отзыве

Перейдем теперь к самому интересному – рассмотрим наиболее удачные примеры того, как можно убедить клиента оставить отзыв.

Напомните о том, с чем связана просьба

Одно из самых важных правил – рассказать пользователю, почему он должен оставить отзыв. Напомните, что он приобрел и когда это сделал. Часто люди забывают о хороших покупках, особенно когда их много. Поэтому не поленитесь и расскажите кратко о покупке.

Вот, например, как это делает Ozon:

Предлагайте приятный бонус

Иногда пользователям лень оставлять отзыв даже на очень хороший продукт. Чтобы их замотивировать и оправдать потраченное время, можно предложить приятный бонус:

• 100 баллов на следующую покупку;
• скидка 10% на ряд товаров;
• подарки в виде аксессуаров к покупке, лимитированный товар или пробники;
• призы за лучший отзыв или участие комментатора в лотерее.

Отличный пример подобному подходу – магазин чайных приборов. Он организовал целый марафон, суть которого – оставить отзыв. А победителей такого розыгрыша ждали лучшие чайные наборы магазина.

Определитесь со временем отправки письма

Одно из важнейших правил для тех, у кого есть интернет-магазин, где пользователи заказывают товары из разных городов. Предположим, что Алексей купил у вас стиральную машинку 25 декабря. Отправлять просьбу об отзыве в этот же день будет грубой ошибкой, так как пользователь еще не получил свой товар. Здесь следует дождаться, когда к нему придет товар, и через 2-3 дня отправить письмо с просьбой оставить комментарии о приобретенном продукте.

Важно максимально точно определить время отправки письма. Например, если товар пришел 29 декабря, то, скорее всего, получатель заберет его в ближайшие 3 дня и получит от этого какие-либо эмоции.

Также учитывайте особенности конкретного продукта. Если это простой в освоении предмет, то отзыв на него можно получить быстро. Для более сложных устройств может потребоваться больше времени – в таких случаях спешить с отправкой просьбы об отзыве лучше не стоит.

Через несколько месяцев вы можете повторно отправить письмо и уточнить, действительно ли все понравилось. Или, наоборот, изменилась ли ситуация после негативного взаимодействия с продуктом. Если все плохо, то можно предложить обменять товар.

Не используйте простые вопросы

Если задать вопрос пользователю в духе «Вам понравился товар?», то в ответ можно получить «Да» или «Нет». Это не очень информативно, поэтому лучше задать вопрос в формате «Что вам понравилось в товаре, а что нет?». На такой вопрос пользователь может дать более исчерпывающий ответ, из которого будут следовать четкие выводы.

Пишите от лица конкретного человека

Рекомендуем писать не от имени компании, а от имени сотрудника – это сделает общение более личным. В выборе сотрудника рекомендуем также подходить серьезно – скорее всего, это будет маркетолог или менеджер по качеству. Например, требовать отзыв от директора компании довольно странно – пользователь, скорее всего, ничего не напишет.

Вот один из хороших примеров:

Старайтесь не делать письмо длинным

Мало кому будет интересно читать вашу «книгу» – на это ни у кого нет времени. Лучше почитать что-то действительно полезное, чем очередное письмо на почте. Старайтесь рассказать о сути письма в нескольких предложениях или паре абзацев. Сокращайте лишнее, пишите только по сути, используя заголовки для выделения информации, как показано в примере ниже:

Используйте сторонние сервисы для быстрого отзыва

Чтобы пользователь не тратил много времени и смог быстро оставить отзыв, вы можете направить его на специальный сервис, с помощью которого он сможет в несколько кликов оставить отзыв на желаемой площадке.

Например, MyReviews формирует специальную ссылку для компании, по которой пользователи могут оставлять пожелания или претензии. Первое удобство здесь в том, что в последующем эти отзывы можно легко отображать на сайте. Второе – QR-код, который можно разместить в офисе или магазине: отсканировав его, клиенты смогут оставить свои комментарии по работе с компанией.

Уточняйте свою просьбу

В рассылке вы можете написать пользователю: «Оставьте отзыв». На такую фразу он, может быть, и оставит отзыв, но будет ли он хорошим – маловероятно. Скорее всего, это будет отзыв в одно-два слова.

Чтобы получить желаемый результат и «раскрыть» клиента, отправляйте ему более обширные сообщения. Например, если вы хотите получить комментарий о предоставленной услуге, то можно написать что-то вроде: «Вам понравился массаж, все ли прошло хорошо? Оставьте отзыв о нашей услуге на сайте».

Уделяйте внимание теме письма

Тема и прехедер мотивируют получателя открыть письмо и рассказывают, что в нем будет. Поэтому дайте сразу понять, что вы хотите от подписчика и что он получит взамен.

Старайтесь не использовать повелительных наклонений в духе «напишите отзыв», «оставьте отзыв» и так далее.

Лучше сделать акцент на выгоде, чтобы было желание открыть письмо:

• «призы от 1000 рублей за хороший отзыв»;
• «Сергей, примите свой подарок за отзыв»;
• «оставьте отзыв в течение 24 часов и получите один из трех подарков».

И обязательно укажите имя получатель в теме письма – так клиент сразу поймет, что письмо адресовано только ему.

Усилители в письме

Усилители позволяют убедить человека оставить отзыв. Это такие фразы, как «это займет все 3 минуты», «уделите минуту» и так далее. Суть здесь следующая – показать пользователю, что он не потратит много времени и даст пользу для других клиентов, которые хотят купить данный товар или услугу.

Вот как с этим поработала компания «Связной»:

Что делать, если нет возможности отозвать письмо

Если по каким-то причинам отозвать отправленное письмо не удалось, не отчаивайтесь. Вы все равно можете связаться с получателем и вежливо попросить проигнорировать ошибочное сообщение.

Как составить вежливую просьбу об отзыве письма

Если вам необходимо напрямую обратиться к получателю с просьбой проигнорировать ошибочное письмо, вот несколько советов по составлению вежливого обращения:

• Извинитесь за доставленные неудобства
• Корректно объясните причину ошибки
• Попросите удалить письмо, не пересылая дальше
• Поблагодарите за понимание

Такое сообщение поможет решить проблему в дружелюбном ключе.

Варианты формулировок просьбы в обращении

Просьбу отозвать письмо можно сформулировать следующим образом:

• “Пожалуйста, удалите это письмо и не пересылайте его другим лицам”
• “Буду признателен, если Вы проигнорируете это сообщение”
• “Прошу Вас не отвечать на это письмо и рассматривать его как неотправленное”

Возможные причины необходимости отзыва писем

Почему может возникнуть необходимость отозвать отправленное письмо? Рассмотрим типичные причины:

• Ошибка в адресе получателя
• Опечатки или неточности в тексте письма
• Отправка неподходящего вложения
• Слишком поспешная отправка черновика

Почему отзыв письма может быть необходим

Отзыв официального письма может понадобиться в различных случаях, связанных с налогами и обязательствами по уплате налогов. Например, если вы обнаружили ошибку в уведомлении об исправлении налоговой суммы или кода/номера налогового документа, вы можете попросить администрацию налогового органа отозвать данное письмо.

Также, если вы получили уведомление об исправлении суммы налога или сбора, которую вы уже исправили ранее или запутались в указывании суммы, вы можете запросить отзыв письма и предоставить новые данные.

Если вы были неправильно уведомлены о необходимости подачи уведомления об исправлении налоговой суммы или запутались в порядке подачи уведомлений, вы также можете попросить отозвать письмо и узнать, какой порядок действий следует соблюсти.

Отзыв письма может быть полезен и при ошибочном уведомлении об исправлении суммы авансовых платежей или отчетного периода. Если вы обнаружили ошибку в уведомлении и желаете ее исправить, вы можете направить запрос на отзыв письма и предоставить правильные данные.

Также, если вы получили уведомление о необходимости подачи уведомления о наличии или отсутствии имущества или страховых сборов, которое вас не касается, вы можете попросить отозвать письмо и уточнить, какое действие нужно предпринять в вашем случае.

Выводы для предотвращения подобных ситуаций

Чтобы в дальнейшем не возникало необходимости отзывать ошибочно отправленные письма, следует:

• Тщательно проверять адресатов и содержание перед отправкой
• Не спешить при составлении ответственных сообщений
• Периодически обновлять контакты в адресной книге

Важные моменты, которые вы узнаете из статьи

Используя образец, вы узнаете, как правильно отозвать официальное письмо по налогам.

Вы узнаете, как указывать номер и дату письма, чтобы правильно отозвать его.

Вы узнаете, каким образом можно подавать уведомление об отзыве письма в налоговый орган.

В статье будет описан порядок и особенности отзыва официального письма.

Вы узнаете, какие документы нужно представить при отзыве письма и как исправить ошибки в них.

Вам будет доступна информация о том, как указывать сумму и период отзыва в письме.

Вы узнаете, как подавать уведомление об отзыве письма в налоговую администрацию.

Статья расскажет вам, какие уведомления нужно отправлять ранее и какие – в уведомительном периоде.

Вы узнаете, как отозвать официальное письмо об авансовых платежах по налогу на имущество.

Статья даст ответы на вопросы, как указывать номер квартала и какую сумму в письме.

Вы узнаете, как заполнить поле формы «Уведомления» и как указывать номер и дату письма.

В статье будет представлен образец отзыва официального письма по налогам.

Рекомендуемые формулировки просьбы

Просьбу отозвать письмо рекомендуется формулировать максимально вежливо, например:

• “Буду крайне признателен, если Вы удалите данное письмо”
• “Прошу Вас проигнорировать это сообщение и рассматривать его как неотправленное”
• “Пожалуйста, не учитывайте информацию из этого письма”

Образец отзыва официального письма

Уведомление об исчисленных ранее авансовых платежах по налогам и сборам города

Уведомление о порядке и сроках подачи налоговой отчетности и уплаты налогов

Если вы получили официальное письмо от налогового органа, в котором указывается сумма налога или взносов, которую необходимо исправить или узнать, вы можете отозвать это письмо, чтобы получить дополнительную информацию или исправить ошибку.

Для отзыва официального письма обратитесь в налоговую администрацию по месту своего нахождения с просьбой о предоставлении образца отзыва на официальное письмо. В письме укажите номер письма, дату его получения и причину отзыва.

Образец отзыва официального письма может выглядеть следующим образом:

• Уважаемая налоговая администрация,
• Я обращаюсь к вам с просьбой отозвать официальное письмо, которое мне было направлено на [дата получения письма].
• Причина отзыва: [укажите причину отзыва письма, например, исправление ошибки в указанной сумме налога или взносов].
• Прошу предоставить образец отзыва официального письма для заполнения и отправки в адрес налоговой администрации.
• С уважением,
• [Ваше имя]

Пожалуйста, обратите внимание, что перед отправкой отзыва официального письма, необходимо ознакомиться с правилами и порядком подачи уведомлений о налогах и сборах города. Это позволит избежать возможных ошибок и дополнительных штрафов со стороны налогового органа.

Также, не забудьте включить в отзыв официального письма все необходимые документы или информацию, которая может помочь в рассмотрении вашего запроса.

После отправки отзыва официального письма, вам рекомендуется сохранить копию письма с отметкой о его отправке и номером регистрации.

Как мотивировать покупателя дать подробный отзыв

С учетом того что конверсия email-рассылок, СМС и постов, в среднем составляет 3–5%, подавляющее число клиентов не хотят тратить время на написание обзоров и тем более съемку аудио- и видеоотзывов. В этом случае есть несколько способов мотивировать ЦА:

• Отвечать на отзывы: постоянная работа с клиентами — это хорошая практика. Она поможет исправить негативную оценку, а также покажет, что бренд готов к диалогу, и есть смысл общаться с ним через отзывы.

• Предлагать бонусы: компании предлагают бонусные баллы, бесплатные подписки и подарки к заказам за комментарии. Главное — не делать акцент только на выгоде. Оценка должна быть искренней, а не купленной.

• Использовать креативные призывы: чтобы увеличить конверсию в отзыв, в ряде случаев можно применять и креативные приемы. К примеру, «Оставь свой отзыв, пожалуйста, родной! Оставляй на здоровье!».

• Добавить кнопки отзыва на страницы с услугами и товарами: чем короче путь от призыва до места, где нужно писать обзоры, тем выше шанс получить оценку. Стоит проявить заботу и помочь клиенту найти профиль компании на Otzovik, Flamp и так далее, оставив ссылки.

• Провести конкурс: этот вариант близок к бонусам за оценки. Главное — четко прописать условия, а именно: уникальность, определенная длина, наличие фото. Они помогут отсеять бессмысленные отзывы, которые будут похожи на ботовские.

Оставьте первый комментарий